Att ta fram en bra årsredovisning är en av de viktigaste uppgifter ett företags kommunikations- eller investor relations-avdelning har under året. Det är inte bara ett lagkrav, utan i lika hög grad en återkommande kommunikationskanal med några av företagets viktigaste intressenter –ägare, investerare, partners och media.
Detta betyder att det ofta läggs ned en hel del tid och pengar på att ta fram en bra årsredovisning. Men tyvärr kan det även dyka upp onödiga kostnader och stressmoment på grund av misstag som lätt hade kunnat undvikas.
Vi är en av Sveriges mest erfarna översättningsbyråer när det gäller just årsredovisningar. Utifrån våra kunskaper och erfarenheter vill vi gärna dela med oss av tre tips som hjälper dig att undvika kostsamma misstag.
1. Du väntar till sista minuten med att ordna översättning
Precis som du och dina kollegor lägger tid och kraft på att få fram den bästa tänkbara årsredovisningen så behöver den översättare som får uppdraget tid och kraft till sitt arbete.
En bra översättning handlar om så mycket mer än den faktiska översättningen av ett ord till ett annat. Precis som årsredovisningen ska förmedla en känsla av vad ditt företag gör och står för så måste översättningen föra den känslan vidare. En bra översättare förstår vad ni vill få sagt, både i det som går att läsa på raderna och mellan dem – och ser till att texten fungerar lika bra på ett annat språk.
Vår erfarenhet är att ju tidigare vi kommer in i processen och förstår vad ni vill kommunicera, desto lättare är det för oss att matcha er med rätt översättare.
Ju senare du väntar med att ta in en översättare, desto mer kommer det att kosta dig. Av flera skäl, men den viktigaste anledningen är att översättaren behöver tid att sätta sig in i ditt företag och branschen, och det arbetet är avgörande för att säkra kvalitet. Om detta sker i slutfasen av processen, när det ofta är många korrigeringar och ändringar i layouten som ska göras, blir det lätt onödigt mycket arbete för alla inblandade parter.
2. Du styr inte upp processen för ändringar och godkännanden
Arbetet med att ta fram en årsredovisning involverar många människor och många delar av företagets verksamhet. Ofta börjar mejlandet ta fart tidigt i processen, och slutar egentligen inte förrän årsredovisningen skickas iväg för tryck (och ibland inte ens då).
Men det är framför allt när de första versionerna av årsredovisningen tagits fram som det brukar hetta till och ett stort antal personer blir inblandade i långa mejlkedjor kring vad som kan sägas alternativt vad man skulle vilja säga istället.
Det här kan lätt sluta med att översättaren får ta emot en mängd mejl om korrigeringar och tillägg – där en del av dem dessutom motsäger varandra. Konsekvensen blir att arbetet tar längre tid, vilket kan påverka kvaliteten, då det finns en risk att fel smyger sig in när det är flera versioner igång samtidigt.
Det finns pengar att spara och effektivitet att vinna genom att du håller hårt i processen kring ändringar och godkännanden. Se till att översättaren får alla ändringar i samlad form och utan motsägelser, då går arbetet bättre. Vilket i sin tur betyder att översättaren kan fokusera på att översättningen blir så bra som möjligt.
3. Du för inte en dialog med din översättare
En årsredovisning består inte bara av balansräkning och revisionsrapporter – områden där det mer handlar om att förmedla fakta än att förmedla insikt och kunskap till mottagaren. Tvärtom finns det flera delar, t.ex. vd-ordet, genomgången av hur året varit för de olika delarna av verksamheten samt hållbarhetsrapportering, som alla på sitt sätt bidrar till att bygga och stärka företagets varumärke och trovärdighet.
Här är det mycket viktigt att du för en dialog med din översättare kring vad ni vill kommunicera i de här delarna, alltså inte bara vad som står där utan även hur ni vill att mottagaren ska känna inför det hen läser. Det finns stora skillnader både språkligt och kulturellt som påverkar det resultat du är ute efter. Om slutresultatet ska blir rätt behöver du gå igenom vad som är väsentligt och vad som ska förmedlas.
Det är inte bara du som behöver göra detta, i en del fall är det bättre att dialogen sker direkt mellan översättaren och t.ex. din vd eller den som är ansvarig för hållbarhetsarbetet – det är ett mer effektivt sätt att förmedla kunskap och tonalitet.
Om den här dialogen saknas kommer översättaren att behöva göra antaganden om vad ni är ute efter – och då ökar risken att det krävs flera vändor innan översättningen förmedlar det du vill. På så sätt blir arbetet onödigt dyrt och stressigt. Ett kort telefonsamtal i början av arbetet kan bespara flera mejlvändor med korrigeringar i det stressiga slutskedet – och i sista hand innebär det att du sparar pengar.
Vad du ska ta med dig
Arbetet med att ta fram en årsredovisning är nog komplicerat utan att onödiga missar ska göra arbetet ännu svårare. Vi vet att de här tre missarna påverkar slutresultatet, och nu hoppas vi att du som läst så här långt vet vad du ska göra i fortsättningen.
Vi har stor erfarenhet av att arbeta med både mindre och större företag just kring att få till bra översättningar. Och vi delar gärna med oss av våra kunskaper. Här är några andra artiklar du kan ha nytta av att läsa:
Fem tips för bättre översättningar av årsredovisningar
Så lyckas du med att översätta din årsredovisning – Experterna tipsar
Viktigt att tänka på när du översätter årsredovisningar
Vill du ha hjälp med att översätta just ditt företags årsredovisning? Kontakta mig så pratar vi vidare.
 |
Eva Taxén Senior Projektledare, expert på finansiella översättningar 070 650 05 23 et@translator-scandinavia.se |
