Det finns en nyckelfaktor som varje framgångsrik årsredovisning har gemensamt – genomtänkt och effektiv planering. Utan den blir ofta slutresultatet lidande, och även om årsredovisningen skulle bli lyckad har arbetet varit onödigt slitsamt för alla inblandade parter. Därför är det avgörande att få till planeringen rätt från början.
Här på Translator Scandinavia arbetar en av Sveriges mest erfarna projektledare inom översättningar, Eva Taxén. Årsredovisningar är ett område Eva arbetar mycket med, så vi bad henne dela med sig av några viktiga saker man ska tänka på som beställare för att lyckas med uppgiften.
Ta fram en process
Enligt Eva är årsredovisningar det mest utmanande man kan göra inom översättningsbranschen. Det beror ju förstås på att det är en så viktig kommunikationsaktivitet för alla företag, och att så många personer är delaktiga i arbetet – både på och utanför företaget.
För att lyckas med detta stora och viktiga arbete krävs en bra och tydlig process. För dig som är ansvarig för hela arbetet gäller det att både börja i god tid och att vara medveten om alla olika delmoment.
Om du är ny på jobbet som t.ex. IR-chef tipsar Eva om att börja årsredovisningsarbetet i god tid. Ta t.ex. kontakt med översättningsbyrån redan under oktober och november, alltså flera månader innan årsredovisningen ska vara färdig eller det faktiska översättningsarbetet börjar.
På så sätt har du tidigt kontakt med den som ska projektleda och kan säkra att du får rätt översättare.
”De företag som har arbetat med en översättare i flera år vill förstås försäkra sig om att det samarbetet kan fortsätta. Men om det är en ny kund är det viktigt att vi får kontakt tidigt, så att jag kan hjälpa dem hitta rätt översättare.” berättar Eva.
En annan viktig del av processen är att sätta datum tillsammans med projektledaren. Som Eva konstaterar: ”Om jag inte får datum kan jag inte säkra processen”.
Tänk agilt
Årsredovisningar är som sagt en komplex process, och en av Evas viktigaste erfarenheter är att det krävs ett flexibelt och agilt arbetssätt. Det sker många förändringar och oförutsedda händelser under resans gång, och det bästa du kan göra är att sätta din plan utifrån den vetskapen.
Ett annat tips Eva ofta ger till sina kunder är att dela upp årsredovisningen i några olika delar. Det brukar vara lagom med fyra-fem stycken, och själva strukturen gör ofta detta lätt. Det finns en avdelning på slutet med balansräkningen mm, och på samma sätt börjar ofta årsredovisningen med ett vd-ord och andra texter. Utöver det finns mer specialiserade avdelningar som hållbarhetsredovisningen.
Genom att dela upp årsredovisningen i lagom stora bitar får du ökad flexibilitet. Då kan du alltid hålla arbetet igång, även om det skulle dyka upp mycket ändringar och förseningar i vissa partier. Då används översättarens tid mer effektivt, och det blir ett jämnare flöde i leveranser till formgivaren.
Skaffa dig överblick
För att samarbetet med översättaren ska ge bästa resultat behöver du som beställare ha en tydlig bild av vad som ska levereras. Då kan du kommunicera den till projektledaren eller översättaren så att ni tillsammans kan hitta de bästa lösningarna.
Ett exempel är att tidigt bestämma hur många språk årsredovisningen ska göras på. Om ditt företag inte enbart ska ha en svensk och engelsk version, utan även behöver översätta till andra språk, så får det en påverkan på hela processen. Inte bara för att fler översättare kommer att vara inblandade – framför allt så betyder det att flera av dina kollegor i andra länder ska tas in i arbetet. De kanske ska ta fram underlag för texter och med säkerhet granska det som översätts till deras språk. Och för varje ändring som görs i originaltexten så måste motsvarande justeringar göras i varje språkversion.
Allt detta betyder att du måste räkna in de här momenten i din planering. Genom att tidigt kommunicera med någon som Eva kan ni tillsammans lägga en plan som fungerar hela vägen in i mål.
Bestäm tonen tidigt
Men även om din årsredovisning enbart ska översättas till exempelvis engelska så finns det ett par saker du måste ta ställning till tidigt. Vilken slags engelska ska den översättas till och hur vill du att den ska låta.
Många företag har en fastslagen engelska för all sin kommunikation, vanligtvis antingen brittisk eller amerikansk engelska. Och den regeln påverkar förstås valet av översättare. Ju tidigare du kommunicerar det till din byrå eller din översättningspartner, desto snabbare går det att hitta rätt översättare.
Men även tonen i årsredovisningen ska förstås matcha originalets i översättningen. Och det är aldrig så enkelt som att hitta rätt ord, minst lika mycket av översättningen vilar i helheten och mellan raderna. Har ni som företag ordlistor eller tidigare material som översättaren ska följa? Det behöver också kommuniceras vidare till din projektledare.
Evas tips är att du dels är så tydlig som möjligt redan från början kring vilken ton årsredovisningen ska ha, dels skapar en bra dialog med översättaren från början. Särskilt kring de delar av innehållet som det är extra viktigt att budskapet går fram till fullo, som vd-ordet.
Tänk på slutprodukten redan från början
För de flesta företag är årsredovisningen ett projekt som involverar ett stort antal personer och en mängd olika texter, siffror med mera. Det är lätt att fastna i myllret av åsikter och utkast, men i slutändan är det ju ett välproducerat och kvalitativt dokument som ska fram. En av de saker Eva ser mycket tydligt från sin horisont är hur viktigt det är att börja tänka på den slutliga produktionen redan under det inledande arbetet. Ha hela ledet i åtanke.
Ett område som är viktigt att få rätt från början är utformningen av årsredovisningen. Detta görs ofta av en byrå – som kanske hanterar både layout och texter. För att spara tid och kostnader är det bra att bestämma formatet som de olika delarna ska levereras i redan från början.
Vilket layoutverktyg som ska användas påverkar även översättarens arbete, eftersom texterna som ska översättas i nästa steg ska gå vidare till formgivaren, eller sent i processen kommer från denne för att det gjorts ändringar i texterna. För att underlätta detta arbetar översättare ofta i verktyg som lätt kan integreras med designarbetet.
Dialogen är avgörande
Till sist, ett par tips Eva alltid ger till sina kunder är att en öppen dialog och en realistisk syn ger det bästa resultatet. Genom att hela tiden prata om hur projektet går framåt och sätta deadlines som är rimliga säkrar du att slutresultatet blir bra.
Eva beskriver det som ett partnerskap där man samarbetar från start till mål. Och där blir respekt ett nyckelord.
Om du gör som en del företag och skickar hela årsredovisningen för översättning en vecka innan den ska vara klar, då kommer slutresultatet att bli därefter. Om du tittar på den tid det har tagit att få fram en bra text från er sida så är det rimligt att översättaren får tid att sätta sig in i både texten och ditt företag.
Här kan en öppen dialog, förståelse för varandras arbete och tydlig feedback verkligen göra skillnad.
Vill du lära dig mer?
Här på Translator Scandinavia brinner vi för riktigt bra översättningar. Om du vill veta mer om vad du kan göra för att just dina översättningar ska lyckas, eller om du vill höra mer om vad vi kan göra för dig – kontakta oss!
Vi har stor erfarenhet av att arbeta med både mindre och större företag just kring att få till bra översättningar. Och vi delar gärna med oss av våra kunskaper. Här är några andra artiklar du kan ha nytta av att läsa:
Tre missar som kan bli dyrbara när du översätter din årsredovisning
Fem tips för bättre översättningar av årsredovisningar
Så lyckas du med att översätta din årsredovisning – Experterna tipsar
 |
Eva Taxén Senior Projektledare, expert på finansiella översättningar 070 650 05 23 et@translator-scandinavia.se |
