Translator Scandinavias allmänna villkor

Version 2026-06-13

Dessa allmänna villkor tillämpas i samband med köp av översättningstjänster och tilläggstjänster från Translator Scandinavia AB (nedan kallad leverantören).

1. Ansvar

Det åligger beställaren

• att precisera uppdraget till leverantören,
• att förse leverantören med sådana uppgifter och sådant material som krävs för att uppdraget ska kunna utföras enligt beställarens önskemål och inom överenskomna kvalitets-, tids- och kostnadsramar,
• att utse en ansvarig kontaktperson med befogenhet att lämna för beställaren bindande besked i frågor som rör uppdragets genomförande,
• att hålla överenskommen tidsplan vad gäller beställarens åtaganden,
• att informera leverantören om eventuella särskilda krav på informationssäkerhet, sekretess, personuppgiftsbehandling, användning av AI eller maskinöversättning, geografisk behandling av information eller andra särskilda förutsättningar innan uppdraget påbörjas,
• att meddela leverantören om eventuella anmärkningar i levererat material så snart som möjligt, dock senast inom 30 dagar efter leverans.

Det åligger leverantören

• att upprätta och till beställaren skicka offert, orderbekräftelse eller annan specifikation av vad som överenskommits,
• att precisera behovet av tid, underlag och annat material som krävs för att kunna fullgöra uppdraget,
• att tillhandahålla lämplig projektledning och kompetens för uppdragets genomförande,
• att följa tillämpliga branschetiska normer samt överenskomna krav på kvalitet, sekretess och informationssäkerhet,
• att hålla överenskommen tidsplan vad gäller leverantörens åtaganden,
• att erbjuda professionell och tydlig service samt tydlig information avseende bland annat administration, fakturering och uppdragets genomförande.

Parterna ska hålla varandra informerade om omständigheter som kan påverka uppdragets omfattning, pris, arbetsmängd, kvalitet eller leveranstid.

Leverantörens ekonomiska ansvar är begränsat till det belopp som offererats eller avtalats för det aktuella uppdraget, om inte annat uttryckligen har avtalats eller följer av tvingande lag.

2. Sekretess

Leverantören ska behandla information och material som erhålls från beställaren konfidentiellt och får endast använda informationen i den utsträckning som krävs för att genomföra uppdraget eller annars följa avtalet.

Leverantören ska säkerställa att anställda, översättare, språkgranskare, andra underleverantörer och tjänsteleverantörer som får tillgång till konfidentiell information omfattas av relevanta sekretessåtaganden.

Sekretessåtagandet gäller även efter att uppdraget eller avtalsförhållandet har upphört.

Sekretessåtagandet gäller inte information som

• är eller blir allmänt tillgänglig utan att leverantören brutit mot detta avtal,
• leverantören kan visa att den lagligen kände till innan informationen erhölls från beställaren,
• leverantören lagligen erhåller från tredje part utan sekretessförpliktelse, eller
• leverantören enligt lag, myndighetsbeslut eller domstolsbeslut är skyldig att lämna ut.

3. Personuppgifter och informationssäkerhet

i. Behandling av personuppgifter

Dokument och annat material som beställaren tillhandahåller kan innehålla personuppgifter.

Beställaren ansvarar för att det finns tillämplig rättslig grund för behandling av personuppgifter och för att personuppgifterna får lämnas till leverantören för uppdragets genomförande.

När leverantören behandlar personuppgifter i kundmaterial för beställarens räkning agerar leverantören som personuppgiftsbiträde. Om behandlingen omfattas av kraven på personuppgiftsbiträdesavtal enligt dataskyddsförordningen, GDPR, ska parterna ingå ett sådant avtal.

Personuppgiftsbiträdesavtalet har företräde framför dessa allmänna villkor i frågor som specifikt rör behandling av personuppgifter.

Leverantören ska ställa relevanta krav på sekretess, dataskydd och informationssäkerhet på underleverantörer och tjänsteleverantörer.

Om personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES ska sådan överföring ske i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning och, när så krävs, med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller annan giltig överföringsmekanism.

Mer information om leverantörens behandling av personuppgifter finns i Translator Scandinavias integritetspolicy och, i förekommande fall, personuppgiftsbiträdesavtal.

ii. Informationssäkerhet

Leverantören ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda beställarens information mot obehörig åtkomst, förlust, ändring, förstöring eller röjande.

Leverantörens ledningssystem för informationssäkerhet är certifierat enligt ISO/IEC 27001.

Åtkomst till kundinformation ska begränsas till personer och underleverantörer som behöver informationen för att genomföra uppdraget och som omfattas av relevanta sekretess- och säkerhetskrav.

Leverantören ska hantera informationssäkerhetsincidenter enligt fastställda rutiner och, när så krävs enligt lag eller avtal, informera beställaren om incidenter som berör beställarens information eller personuppgifter.

iii. Lagring och radering

Projektmaterial lagras endast så länge det behövs för att genomföra uppdraget, uppfylla rättsliga eller avtalsmässiga krav samt för de ändamål som anges i leverantörens integritetspolicy, personuppgiftsbiträdesavtal eller särskild överenskommelse.

Material i leverantörens översättningssystem och andra produktionssystem kan sparas efter leverans för att möjliggöra kvalitetssäkring, spårbarhet, återanvändning av tidigare översättningar och framtida uppdrag för beställaren.

Beställaren kan begära särskilda lagrings- eller raderingsrutiner.

Översättningsminnen, terminologidatabaser och annat språkligt referensmaterial som innehåller beställarens material används för beställarens uppdrag och delas inte med andra kunder, om inte annat uttryckligen har överenskommits.

Personuppgifter och annat material raderas när det inte längre finns ett berättigat ändamål, avtalskrav eller rättsligt krav på fortsatt lagring, i enlighet med leverantörens fastställda lagrings- och raderingsrutiner.

4. Användning av AI och översättningsteknik

Leverantören får använda maskinöversättning, artificiell intelligens och annan språkteknik som en del av genomförandet av tjänsterna.

Sådan användning ska ske i enlighet med leverantörens krav på informationssäkerhet, sekretess, dataskydd och kvalitet.

Leverantören ansvarar för att välja en lämplig arbetsprocess och kvalitetsnivå utifrån vad som har avtalats för det aktuella uppdraget.

Om beställaren har särskilda krav avseende användning av AI, maskinöversättning, viss teknik, datalagring eller geografisk behandling av information ska dessa krav meddelas innan uppdraget påbörjas och avtalas särskilt.

6. Offert

Leverantören ska på begäran lämna offert för sina tjänster.

En offert är bindande under den giltighetstid och med de reservationer som anges i offerten.

Offerten ska ange pris eller principerna för prissättning samt, när relevant, beräknad leveranstid eller tidsåtgång.

Leverantören ska informera beställaren så snart leverantören får kännedom om omständigheter som innebär eller kan innebära väsentliga avvikelser från överenskommet pris, omfattning eller leveranstid.

Beställaren ska medverka till att överenskomna kostnads- och tidsramar kan hållas.

7. Beställning

Arbetet påbörjas efter att beställaren genom beställning har godkänt lämnad offert eller på annat sätt godkänt att arbetet påbörjas.

Beställning kan ske skriftligen, inklusive via e-post, beställningssystem eller annat mellan parterna överenskommet sätt.

8. Ändringar av uppdraget

Om beställaren efter beställning ändrar uppdragets omfattning, underlag, instruktioner, tidsplan eller andra förutsättningar har leverantören rätt att justera pris och leveranstid i skälig omfattning.

Leverantören ska informera beställaren om sådana konsekvenser så snart som möjligt.

9. Avbeställning

Beställaren har rätt att avbeställa ett uppdrag.

Om beställaren begär att uppdraget ska avbrytas har leverantören rätt till ersättning för utfört arbete, bokade resurser och övriga kostnader som uppkommit fram till avbeställningen.

På beställarens begäran ska leverantören tillhandahålla det material som färdigställts fram till tidpunkten för avbeställningen, i den mån detta är praktiskt möjligt och beställaren har betalat för det arbete som utförts.

10. Betalningsvillkor

Fakturering sker efter leverans om inte annat avtalats.

Betalningsvillkor är 30 dagar netto från fakturadatum, om inte annat avtalats.

Eventuella anmärkningar mot fakturan ska göras inom 10 dagar från mottagandet.

För belopp som inte betalats på förfallodagen har leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen, om inte annat avtalats.

11. Äganderätt och nyttjanderätt

När full betalning har erlagts tillfaller den levererade slutprodukten beställaren, i den utsträckning annat inte följer av tredje mans rättigheter eller särskild överenskommelse.

Leverantören behåller äganderätten till sina generella arbetsmetoder, processer, mallar, verktyg, tekniska lösningar och annat material som har utvecklats oberoende av det aktuella uppdraget.

Översättningsminnen, termbaser och annat språkligt referensmaterial som innehåller beställarens material får användas av leverantören för att genomföra tjänster för beställaren samt för att upprätthålla kontinuitet och kvalitet i beställarens framtida uppdrag.

Sådant kundspecifikt material används inte för andra kunders räkning om detta inte uttryckligen har överenskommits.

12. Reklamation och rättelse

Beställaren ska meddela leverantören om fel eller brister i leveransen utan oskäligt dröjsmål och senast inom 30 dagar efter leverans.

Om reklamationen är befogad ska leverantören ges skälig möjlighet att rätta felet innan beställaren gör gällande andra påföljder.

Leverantören ansvarar inte för fel som beror på felaktigt, ofullständigt eller missvisande underlag eller instruktioner från beställaren.

13. Tvistig fordran

Beställaren har rätt att hålla inne den del av en faktura som är föremål för en befogad tvist till dess att tvisten har lösts.

Otvistiga delar av fakturan ska betalas i enlighet med överenskomna betalningsvillkor.

14. Befrielsegrunder – Force majeure

Ingen av parterna ansvarar för underlåtenhet eller försening att fullgöra sina skyldigheter om detta beror på omständigheter utanför partens rimliga kontroll.

Sådana omständigheter kan bland annat omfatta naturkatastrof, krig, myndighetsåtgärd, omfattande störning i telekommunikation eller IT-infrastruktur, cyberincident av extraordinär karaktär, arbetskonflikt, epidemi, pandemi eller annan jämförbar händelse.

Den part som åberopar force majeure ska så snart som möjligt informera den andra parten om omständigheten och dess förväntade påverkan.

15. Villkorens inbördes ordning

Om beställaren och leverantören har ingått särskilt avtal, offert, personuppgiftsbiträdesavtal eller annan skriftlig överenskommelse gäller den särskilda överenskommelsen framför dessa allmänna villkor i den utsträckning bestämmelserna strider mot varandra.

För behandling av personuppgifter har personuppgiftsbiträdesavtalet företräde i frågor som omfattas av detta.

16. Tvist och tillämplig lag

Dessa villkor och uppdrag som omfattas av dem regleras av svensk lag.

Tvist angående tolkning eller tillämpning av dessa villkor eller därmed sammanhängande rättsförhållanden ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna.

Om parterna inte kan nå en överenskommelse ska tvisten avgöras genom förenklat skiljeförfarande enligt Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstituts regler.